Hier kann ein Ablaufplan erstellt werden, bei dem verschiedene Bediener jeweils bestimmte Teile der Aufgabe zu erledigen haben.
Die Aufgabe wird dann beim Erledigen des in Bearbeitung befindlichen Aufgabenteils automatisch an den nächsten Bediener zur Bearbeitung des nächsten Aufgabenteils weitergeleitet.
So erstellen Sie einen Ablaufplan:
1. Wählen Sie in der Spalte VON mit [F5] den Benutzer, der die Aufgabe erstellt, übernehmen Sie ihn in die Spalte und bestätigen Sie mit [RETURN].
2. In der Spalte AN tragen Sie den Benutzer ein, der den nächsten Aufgabenteil bearbeiten soll.
3. Tragen Sie in die Spalte KURZBESCHREIBUNG eine Bezeichnung für den Aufgabenteil ein, den der nächste Benutzer bearbeiten soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe wiederum mit [RETURN] bzw. speichern Sie die Tabellenzeile mit [F12].
4. In der Spalte FÄLLIG AM tragen Sie das Fälligkeitsdatum ein. Mit der Funktionstaste [F5] können Sie zur Eingabe des Datums den Kalender nutzen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 solange, bis Sie den Ablauf für die gesamte Aufgabe in der Tabelle erfasst haben.
6. Speichern Sie den Ablaufplan mit [F10].
Hinweis:
Der Bediener, welcher die Aufgabe gerade bearbeitet, erhält bei Kennzeichnung seines Aufgabenteils als "erledigt" die Meldung, dass die Aufgabe an den nächsten Bediener weitergeleitet wird.
7. Wenn der Benutzer noch Ergänzungen zur Aufgabe vornehmen möchte, sollte er die Abfrage mit <Ja> bestätigen, um den Bearbeitungsdialog zu öffnen und Ergänzungen vorzunehmen.
Soll die Aufgabe unverändert weitergeleitet werden, ist die Abfrage mit <Nein> zu bestätigen.
8. Nehmen Sie im Bearbeitungsdialog ggf. die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie Ihre Eingaben mit [F10].
Die Aufgabe wird nun beim aktuellen Benutzer als "erledigt" gekennzeichnet und der nächste Benutzer im Ablaufplan erhält eine Meldung, dass ihm eine neue Aufgabe gesendet wurde, welche über seine Aufgabenverwaltung bearbeitet werden kann.