<< Hier KLicken um eine Inhaltsübersicht anzuzeigen >> Navigation:  Anlagenbuchhaltung > Einleitung > Die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung > Die Organisation und Einrichtung der Anlagenbuchhaltung

Die Organisation der Anlagenbuchhaltung ist als Teilbereich der Buchhaltungsorganisation ein komplexer Punkt. Die Einrichtung einer Anlagenbuchhaltung lässt sich in 4 wesentliche Schritte gliedern:

 

1. Planung

2. Organisation

3. Durchführung

4. Kontrolle und Abstimmung

 

Nachfolgend wollen wir Ihnen nun die Implementierungsschritte kurz erläutern:

 

1. Planung

 

Eine der zentralen Punkte bei der Planung bildet die Analyse des Anlagevermögens. Sämtliche Gegenstände des Anlagevermögens müssen einzeln aufgenommen werden. Erstellen Sie sich eine Liste, in der Sie die Anlagegüter nach Inventarnummer und Anschaffungsdaten auflisten. Bei dieser Gelegenheit können Sie ebenfalls überprüfen, ob jeder Gegenstand nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit mit einer Inventarnummer versehen ist.

 

Ist dies nicht der Fall, sollten Sie dies nachholen! Die Inventarnummer muss als Merkmal einen numerischen Bezug zu den Konten der Finanzbuchhaltung aufweisen. Bei der Anlage von Anlagegruppen sollten Sie bei der Definition des Nummernkreises die Inventarnummernkreise nach folgendem Beispiel aufbauen:

 

Beispiel:

 

 

Bringen Sie die Inventarnummern auf jedem einzelnen Anlagegegenstand an, damit ersichtlich ist, um welchen Anlagegegenstand es sich handelt.

 

 

2. Organisation

 

Der Implementierungsorganisation der Anlagenbuchhaltung kommt eine besondere Bedeutung zu. Folgende praktische Hinweise sollen Ihnen helfen, schon im Vorfeld klare Organisationsstrukturen innerhalb des Unternehmens aufzubauen:

 

Zu den bedeutenden Aufgaben der Implementierungsorganisation gehört die Bildung von Verantwortungsbereichen. Die Aufteilung des Unternehmens in Verantwortungsbereiche oder Kostenstellen muss so vorgenommen werden, dass auf dieser Basis langfristig gearbeitet werden kann.

 

Achten Sie im Rahmen der Organisation darauf, dass auf den einzelnen Vermögensgegenständen die Inventarnummern in Form von Etiketten angebracht werden. Ein im Zusammenhang mit der Numerik der Anlagekonten stehendes Zahlensystem ist dabei zu beachten.

 

Erstellen Sie im Rahmen der Implementierungsorganisation ein Arbeitspapier, aus dem hervorgeht, wie die Anlagen später in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Bilden Sie im Vorfeld Anlagegruppen und definieren Sie nach der bisherigen Abschreibungspraxis die AfA-Methoden jeder Gruppe.

 

Sie sollten im Rahmen der betrieblichen Informationsbesprechungen die Mitarbeiter von der Notwendigkeit der Einrichtung einer Anlagenbuchhaltung überzeugen. Diese Information ist deshalb von Bedeutung, weil es auf die Unterstützung sämtlicher Mitarbeiter im Unternehmen ankommt  - welche insbesondere für eine Zuarbeit im Belegwesen von Bedeutung ist.

 

 

3. Durchführung

 

Diese Phase beschreibt die eigentliche Implementierung der Anlagenbuchhaltung im Unternehmen. Hierbei werden die im Vorfeld erarbeiteten organisatorischen Strukturen in der Anlagenbuchhaltung abgebildet. Dies erfolgt im wesentlichen durch die Erfassung der notwendigen Stammdaten.

 

 

4. Kontrolle und Abstimmung

 

Stellen Sie sicher, dass regelmäßig, mindestens jedoch einmal im Monat, die Salden der Anlagenbuchhaltung mit den Anlagegutkonten der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden. Die Kontrolle der Auswertungen ist ebenfalls von Bedeutung. Die Übergabe der Daten der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung sollte in kontinuierlichen Abständen zeitnah erfolgen, so dass eine Abstimmung der Salden überhaupt möglich ist. Nur so bleibt die Transparenz und die Informationsfunktion der Buchhaltung bestehen. Beseitigen Sie Buchungsfehler sofort und nicht erst am Ende des Geschäftsjahres. Sie ersparen sich somit viel Zeit und unnötige Abstimmarbeiten. Führen Sie regelmäßig einen Datenprüflauf innerhalb der Anlagenbuchhaltung durch!

 

Zum Schluss möchten wir Sie noch auf die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherung hinweisen. Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten auf externe Datenträger (z.B. Magnetbänder). Dies ist für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung unerlässlich. Die Datensicherung sollte dabei nach einer festen Systematik erfolgen.