Die Neuanlage von Dokumenten oder die Einbindung bereits bestehender Dateien in das Aktensystem der Anlagenbuchhaltung wird über den Dialog "Detailinformationen" vorgenommen. Tragen Sie zunächst in der Spalte Bezeichnung einen beschreibenden Text ein, über den Sie das Dokument leicht identifizieren können. Dann betätigen Sie die Funktionstaste [F9] oder den Button <Detailinformation>.
Das Programm startet daraufhin den Eingabedialog für die Hinterlegung der Dokument- bzw. Dateiinformationen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Dialogfenster:
Die Felder im Einzelnen:
Bei der Neuanlage eines Dokumentes mittels einer externen Anwendung (z.B. Textverarbeitung), können Sie hier ein Vorlagedokument angeben, das die externe Anwendung laden soll. Wichtig ist hierbei die Dateiendung (Extension). Anhand der Extension erkennt Windows, welche Anwendung gestartet werden soll.
In MS-Windows werden Dateien anhand ihrer Extension mit Anwendungen verknüpft. So kann die Datei direkt mit der Maus angeklickt werden. Windows öffnet daraufhin die verknüpfte Anwendung einschließlich der aufgerufenen Datei. Diesen Umstand nutzt das Programm, um externe Programme anhand der erstellten Dokumente zu starten und den Inhalt von Dateien für den Anwender bereitzustellen.
Mit der [F5]-Taste können Sie eine individuelle Hilfstabelle aufrufen. Hier können Sie verschiedene Vorlagedateien hinterlegen. Auf diese Informationen können Sie dann dauerhaft zugreifen.
Die Vorlagendatei kann inclusive des Datenpfades angeben werden. Wird kein Datenpfad angegeben, sucht das Programm im Hauptverzeichnis der Anlagenbuchhaltung (bei Verwendung der Installationsvorgabe: C:\BWWIN oder C:\BWHAN22).
Wollen Sie eine bestehende Datei in das elektronische Aktensystem der Anlagenbuchhaltung einbinden, ist die Auswahl einer Vorlagendatei bedeutungslos.
Das Programm schlägt hier den Dateinamen vor, den Sie bei der Festlegung des Dateiformats angegeben haben. Vorgeschlagen wird der Arbeitspfad und der ermittelte Dateiname. Unter diesem Dateinamen wird das Dokument von der externen Anwendung gespeichert (z.B. Textverarbeitung).
Wollen Sie ein bestehendes Dokument (z.B. ein archiviertes Originaldokument) einbinden, so können Sie hier den Pfad und den Namen der einzubindenden Datei angeben.
In dieses Feld wird die zuvor in der Tabelle eingetragene Beschreibung des Dokuments übernommen. Diese Umschreibung kann hier abgeändert werden.
Über dieses Feld können Sie ein Format bestimmen, das definiert, welche Daten beim Aufruf der externen Anwendung an die Windows-Zwischenablage übergeben werden.
Formate für die Übergabe von Daten an die Zwischenablage aus "elektronischen Ordnern" werden im Designer definiert. Die dort definierten Formate können hier über die [F5]-Taste in einer Dropdownliste ausgewählt werden.
Bitte beachten Sie hierbei, dass jeweils alle Formate in der Liste gezeigt werden - also auch diejenigen, die für das Dokumentenmanagement des OfficePlaners und der Lohn und Gehaltsabrechnung definiert wurden.
Für die Anlagenbuchhaltung kommt für eine Übergabe an die Zwischenablage die Daten aus dem Anlagen- oder Versicherungsstamm in Frage.
ERSTELLT/GEÄNDERT
Angezeigt werden jeweils das Erstellungs- und Änderungsdatum des Dokuments. Diese Daten beziehen sich bei eingebundenen Dokumenten auf den Zeitpunkt der Einbindung.
Die Menüleiste:
Dieser Button beendet den Dialog vorzeitig, ohne die Angaben zu speichern bzw. in der Tabelle zu hinterlegen.
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Mit [F10] bestätigen Sie die Eingaben und kehren zur Tabellenansicht der Karteikarte "Akte" zurück. Zu ersehen sind nun die Bezeichnung und der neu angelegte oder eingebundene Dateiname des Dokuments.
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