Termine können auf Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeiter verteilt werden.
8 rechte Maustaste
Zeigen Sie mit der Maus auf den Termin innerhalb des Terminblatts, den Sie verteilen möchten. Drücken Sie die rechte Maustaste zum Öffnen des Pop-Up Menüs. Wählen Sie hier die Funktion "Auf Gruppen verteilen".
Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, welches die Angaben für die gruppenweise Terminverteilung aufnimmt.
Folgende Felder werden in der Karteikarte „Gruppenverteilung" bereitgestellt:
TERMIN
Die Angaben dieses Memofeldes geben Auskunft über Beginn und Ende des Termins (Uhrzeit) und dessen Beschreibung.
VON PERSONALNR. |BIS PERSONALNR.
Hier können Sie die Verteilung des Termins anhand der Personalnummer eingrenzen.
Voreinstellung: |
von [ ] |
bis [99999999] |
Zusätzlich zur Personalnummer können hier die Abteilungen/Projekte für die Verteilung eingegrenzt werden.
Vorbesetzung: |
von [ ] |
bis [999] |
Dabei wird der Termin nur für die Mitarbeiter verteilt, die diesen hier eingegrenzten Abteilungen angehören - auch dann, wenn Sie in der Personalselektion alle Mitarbeiter gewählt haben ("UND"-Verknüpfung).
Optionen bei Terminbelegung
Hier können Sie entscheiden wie das Programm vorgehen soll, wenn bei der Verteilung festgestellt wird, dass ein Mitarbeiter bereits einen anderen Termin zu diesem Zeitpunkt eingetragen hat.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Es erfolgt eine Abfrage, ob der Gruppentermin trotzdem gesetzt werden soll.
Immer setzen
Der Gruppentermin wird generell gesetzt, d.h. der eingetragene Termin des Mitarbeiters wird durch den Gruppentermin ersetzt.
Nicht setzen
Der Gruppentermin wird nicht gesetzt, d.h. der eingetragene Termin des Mitarbeiters bleibt bestehen.
Dieses Kontrollfeld kann aktiviert werden, wenn der Termin, der verteilt werden soll, mit einer Terminnotiz erfasst wurde.
Die Aktivierung þ dieses Schalters bestimmt, dass diese Notiz ebenfalls dupliziert wird.
Folgende Felder werden in der Karteikarte „Zusätzliche Personalselektion" bereitgestellt:
PERSNR. | KURZNAME | NAME | PLZ | ORT
Hier können Sie in einer Tabelle zusätzliche Mitarbeiter über die Personalnummer erfassen, für die der Termin ebenfalls gesetzt werden soll.
Über den Button
<Personalnummer erfassen>
können Sie einen Mitarbeiter auswählen und in die Tabelle übernehmen.
Mit Hilfe des Buttons
<Personalnummer entfernen>
wird der selektierte Mitarbeiter aus der Tabelle entfernt.
Über den Button
<Alle Personalnummern entfernen>
wird die gesamte Tabelle gelöscht.
Die Tasten und Buttons dieses Dialoges:
<Durchführen>
Mit [ALT]+[D] starten Sie die gruppenweise Verteilung des Termins und kehren anschließend zu einer der Terminansichten zurück.