Die Korrespondenzverwaltung des Programms kann Briefe sowie Serienbriefe erstellen. Briefe an eine Adresse werden über die Menüfunktionen der Adressbearbeitung erstellt und Serienbriefe werden mit Hilfe des Selektionspools erzeugt. Der Datenaustausch (z.B. Name, Adresse etc.) erfolgt dabei über Word-Steuerformate.
Wichtig: Serienbriefe |
Bei der Serienbrieffunktion wird für alle im Selektionspool befindlichen Adressen ein Dokument erzeugt bzw. bei der Adresse hinterlegt. |
So können Sie Serienbriefe erstellen:
1. Öffnen Sie den Adressstamm des OfficePlaners und überstellen Sie alle Adressen, die einen Serienbrief erhalten sollen, in den Selektionspool.
Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung am Ende des Kapitels "Adressstamm".
2. Aktivieren Sie nun die Karteikarte "Selektionspool" und wählen Sie den Menüeintrag "Tools > Serienbrief schreiben".
Das Programm öffnet den Dialog "CRM - MailMerge - Briefe schreiben".
3. Im Feld PROJEKT können Sie das zu erstellende Dokument einem Projekt zuordnen (optional).
Drücken Sie im Feld DOKUMENTVORLAGE die Funktionstaste [F5], um eine vorhandene Vorlage auszuwählen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [RETURN], um die Vorlagendefinition zu laden.
Ggf. können Sie noch einen Ordner und eine Bezeichnung für den Korrespondenzeintrag festlegen.
4. Starten Sie die Erstellung mit [F10].
Das Programm erzeugt nun ein neues Dokument mit den in der Vorlagendefinition hinterlegten Einstellungen.
5. Betätigen Sie jetzt die Funktionstaste [F10], um Ihre Textverarbeitung zu öffnen.
6. In der Textverarbeitung muss zunächst die Datenquelle (mailmerge.csv) mit der Word-Datei verknüpft werden. In Word 2003 ist dies z.B. die Funktion "Serienbrieferstellung > Datenquelle öffnen".
Die Datei "mailmerge.csv" befindet sich im Programmpfad im Ordner "...\TMP\Benutzer" (Wenn Sie bspw. als Benutzer 001 angemeldet sind, finden Sie die Datei im Ordner "...\TMP\001").
7. Nachdem Sie das Dokument mit der Datei "mailmerge.csv" verbunden haben, können Sie nun die benötigten Seriendruckfelder mit der Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung in das Dokument einfügen und den Seriendruck durchführen.