Die Buchungsmaske besteht aus den Bereichen "Buchung", "Buchungsinformation", "Übersicht der zuletzt gestellten Buchungen" und ist in vier Karteikarten gegliedert:
1 Erfassen/Ändern
Erfassung von Geschäftsvorfällen über die Buchungsmaske.
Die Karteikarte "Erfassen/Ändern"
2 Buchungen
Zeigt alle Buchungen des Stapels, die noch nicht journalisiert sind. Hier ist eine Änderung oder Löschung der Buchungen möglich.
Die Karteikarte "Buchungen"
3 Sachkonten
Zeigt die Kontoauszüge der Sachkonten am Bildschirm.
Die Karteikarte "Sachkonten"
4 Personenkonten
Zeigt die Kontoauszüge der Personenkonten am Bildschirm.
Die Karteikarte "Personenkonten"
Der Bereich "Buchung"
Der Buchungsschlüssel wird im Belegordner festgelegt, in welchem sich der Buchungsstapel befindet. Alle Felder und Vorbesetzungen werden gemäß den Einstellungen des Buchungsschlüssels gehandhabt.
Tragen Sie hier den Entstehungszeitpunkt des Geschäftsvorfalls ein. Dieser Zeitpunkt wird in der Regel durch das Tagesdatum auf dem Buchungsbeleg ausgewiesen (§ 238 Abs. 1 HGB). Dieses Datum steuert auch die Periodenzuordnung.
Das Programm unterscheidet folgende Tagesangaben:
Buchungsdatum
Bezieht sich auf das Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde. Es weist also den Entstehungszeitpunkt des Geschäftsvorfalls aus. Dieses Datum ist in der Regel auf dem Buchungsbeleg dokumentiert. Dieses Datum steuert die chronologische Zuordnung der Buchungen zu einer Buchungsperiode.
Belegdatum
Von einem Belegdatum spricht man, wenn es sich um Ausgangs- bzw. Eingangsbelege im Kontokorrentbereich handelt wie z.B. Ausgangsrechnungen. Dieses Datum entspricht in der Regel dem Buchungsdatum. Es weicht dann ab, wenn der Beleg umsatzsteuerrechtlich in eine andere Buchungsperiode gebucht werden muss. Dieser Tatbestand kann über die OP-Zusatzmaske berücksichtigt werden. Das Programm generiert im Kontokorrentbereich beide Daten parallel.
Erfassungsdatum
Dieses Datum wird vom Programm im Hintergrund automatisch geführt.
Das Programm ermöglicht somit eine Protokollierung der Buchung nach § 238 Abs. 1 und § 239 Abs. 2 HGB ( sog. zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen bezüglich Entstehung und Buchung im Grundbuch).
Hier wird ein Sach- oder Personenkonto eingetragen. Die Kontonummer orientiert sich in der Regel am Buchungskreis, der gerade gebucht wird. Bucht man die Bank, wird hier die Sachkontennummer der Bank eingetragen. Werden Eingangsrechnungen erfasst, trägt man hier die Kreditoren ein , bei Anfangsbestandsbuchungen wird hier das zu eröffnende Sach- oder Personenkonto eingegeben usw. Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, so nimmt das hier eingetragene Sach- oder Personenkonto den Bruttobetrag der Buchung auf.
Hier wird ein Sach- oder Personenkonto eingetragen. Wird hier ein Sachkonto eingegeben, ist dies in der Regel ein Aufwands- oder Erlöskonto. Personenkonten werden eingetragen, wenn es sich um Bank- oder Kassenbuchungen handelt (Zahlungen).
Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, so nimmt das hier eingetragene Sachkonto den Nettobetrag der Buchung auf.
Tipp: Aufteilungs- oder Splittbuchungen |
Wollen Sie auf mehrere Gegenkonten buchen, tragen Sie hier eine Null ein. |
Tipp: Konto aus Referenzkonto übernehmen |
Sie können in der Buchungserfassung ein Konto aus dem Referenzkontenrahmen in den eigenen Kontenplan übernommen werden.
Beispiel: Es wird Software im Wert von 7.500€ erworben und soll auf dem Bestandskonto 44/000 (EDV-Software) verbucht werden. Dieses Konto ist allerdings in Ihrem Kontenplan noch nicht enthalten. Das neue Konto ist nun auch im eigenen Kontenplan vorhanden. Die vorherige Neuanlage durch Duplizieren eines bereits vorhandenen Kontos ist somit nicht mehr zwingend erforderlich. |
An dieser Stelle wird die interne Belegnummer eingetragen. Die Belegnummer ist numerisch und hat maximal 8 Stellen. Diese Belegnummer wird bei Buchungen im Personenkontenbereich auf Eindeutigkeit geprüft, d.h. doppelte Belegnummern werden nicht zugelassen. Beim Buchen von Zahlungen tragen Sie hier die Belegnummer der Rechnung ein, die ausgeglichen werden soll (Single-OP-Ausgleich). Sind mehrere Rechnungen mit einer Zahlung auszugleichen, (Sammelzahlung), können Sie in diesem Feld die Kontoauszugsnummer der Bank eintragen. Die einzelnen Rechnungen werden dann am Ende der Buchung in der Multi-OP-Tabelle markiert.
Wenn Sie das Feld frei lassen und mit der [RETURN]-Taste bestätigen, wird bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen die nächste Vorgabenummer aus dem Firmenstamm vorgeschlagen. Haben Sie innerhalb der Grundeinstellungen definiert, dass diese Belegnummer fortlaufend hochgezählt wird, so gibt das Programm bei der nächsten Buchung die um 1 erhöhte Nummer vor.
Bitte beachten Sie, dass die interne Belegnummer nach einer festen Ordnungssystematik für jeden Buchungskreis getrennt zu organisieren ist.
Die Belegnummer ist das Bindeglied zwischen Beleg und Buchung. Sie ermöglicht die nach dem IKS erforderliche retrograde und progressive Prüfbarkeit der Buchungen. Die Eindeutigkeit der Belegnummer ist nach Möglichkeit in allen Belegkreisen sicherzustellen.
Hier wird in der Regel die externe Belegnummer eingetragen. Diese Belegnummer kann alphanumerisch sein und hat maximal 12 Stellen. Die Belegnummer 2 wird im Personenkontenbereich nicht auf Eindeutigkeit geprüft und hat im wesentlichen rein informativen Charakter - insbesondere im Zahlungsverkehr.
Hier wird der Buchungsbetrag in der gewählten inländischen Transaktionswährung eingetragen (seit 01.01.2002 = EUR). Wurde von Ihnen zuvor ein Fremdwährungsbetrag eingegeben, rechnet das Programm diesen Betrag in die Buchhaltungswährung um, anhand der eingetragenen Fremdwährung und des Kurses. Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, wird hier standardmäßig bei einfachen Buchungen der Bruttobetrag eingetragen. Bei Aufteilungsbuchungen tragen Sie beim ersten Buchungssatz (Hauptsatz) den Bruttobetrag ein, bei den einzelnen Aufteilungsbuchungen (Nebensätze) die jeweiligen Nettobeträge. Die Standardeinstellungen können Sie - wie bereits im vorausgegangenen Kapitel beschrieben - verändern. Ob nun ein Brutto- oder Nettobetrag verlangt wird, können Sie ganz einfach an der Statusleiste erkennen.
Tragen Sie hier ein, auf welcher Seite auf dem im Feld KONTO eingetragenen Sach- oder Personenkonto gebucht werden soll. Bei einfachen Buchungen bezieht sich der Soll/Haben-Schlüssel immer auf das Feld KONTO.
Bei Aufteilungsbuchungen geben Sie hier beim ersten Buchungssatz (Hauptsatz) die Buchungsseite des Sach- oder Personenkontos an, welches im Feld KONTO eingetragen ist. Bei den einzelnen Aufteilungsbuchungen (Nebensätze) bezieht sich die Eingabe auf das Sachkonto im Feld GEGENKONTO.
SKONTOABZUG
Dieses Feld kann nur bei der Buchung von Zahlungen angesprochen werden, die über den Single-OP-Ausgleich gebucht werden. Es nimmt den Skontobetrag auf, der vom Kunden abgezogen wurde oder der beim Lieferanten in Abzug gebracht wurde. Die Skontobuchung wird vom Programm automatisch generiert. Das zu bebuchende Skontokonto wird über den im Offenen Posten hinterlegten Steuerschlüssel ermittelt. Die Umsatz- bzw. Vorsteuer wird automatisch über eine weitere Buchung korrigiert.
Kann das Skontokonto über den Steuerschlüssel nicht ermittelt werden, bucht das Programm den Skontoabzug auf das im Firmenstamm hinterlegte Skontokonto.
Ein Steuerschlüssel wird dann eingetragen, wenn Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen ist. Wurde beim Sachkonto ein Steuerschlüssel hinterlegt (Sachkontenstammdaten), dann wird dieser Steuerschlüssel hier vorgeschlagen. Das zu bebuchende Steuerkonto wird über den Steuerschlüssel ermittelt.
STEUERSATZ
Dieses Feld zeigt den Steuersatz in Prozent an.
STEUERBETRAG EURO
In diesem Feld wird die ermittelte Steuer in Euro angezeigt. Dieser Betrag kann in Ausnahmefällen manuell geändert werden. Eine manuelle Änderung ist dann notwendig, wenn auf einer Eingangsrechnung ein falscher Steuerbetrag ausgewiesen ist. Steuerrechtlich dürfen Sie nur die ausgewiesene Umsatzsteuer buchen, auch wenn diese durch einen Irrtum oder Rechenfehler falsch ist.
Hier können Sie einen beschreibenden Text zur Buchung hinterlegen. Wurde die Buchung mit einem Buchungsschlüssel erfasst, schlägt das Programm die Bezeichnung des Buchungsschlüssels als Text vor. Wenn Sie keinen Buchungstext eintragen, generiert das Programm aus den Kontenbezeichnungen den Buchungstext automatisch. Auf dem Konto wird dann der Kontentext des Gegenkontos als Buchungstext ausgewiesen, auf dem Gegenkonto der des Kontos.
Der Bereich "Buchungsinformation"
Hier werden alle Informationen zur aktuellen Buchung angezeigt. Bei jeder Eingabe mit [RETURN] werden die vorhandenen Daten auf Buchungsfähigkeit geprüft und ggf. wird angezeigt, warum eine Speicherung der Buchung noch nicht möglich ist.
Der Bereich "Übersicht der zuletzt erstellten Buchungen"
Wurden bereits Buchungen getätigt, werden diese in einer Tabelle angezeigt.
Die Menüleiste:
Neu Mit [F3] können Sie eine neue Buchungsschablone auswählen.
Speichern Mit [F10] können Sie Ihre Buchungssitzung beenden. Wenn Buchungsdaten vorhanden sind, werden diese automatisch gespeichert.
Speichern als
Terminbuchung Ermöglicht das Speichern der aktuellen Buchungsdaten als Terminbuchung.
Buchungsschablone Speichert die aktuelle Buchung als Buchungsschablone.
Öffnet den Listenausdruck Finanzbuchhaltung.
Verlassen/Beenden Mit [ESC] können Sie Ihre Buchungssitzung beenden. Wenn Buchungsdaten vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob Sie diese verwerfen wollen.
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Buchungsnotiz Mit [STRG]+[N] können Sie eine Buchungsnotiz erfassen. Speichern Sie die Notiz anschließend mit [F10].
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Über diesen Menüpunkt stehen Ihnen verschiedene Buchungsmasken zur Verfügung.
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Primanota Öffnet die Primanota, in der alle bereits erfassten Buchungen angezeigt werden.
Buchungsjournal Öffnet für den in Bearbeitung befindlichen Buchungsstapel das Buchungsjournal, in dem alle bisher durchgeführten Buchungen angezeigt werden.
Buchungsschlüssel Öffnet die vorgelagerte Auswahl Buchungsschlüssel.
Letztes Suchergebnis anzeigen Zeigt das letzte Suchergebnis an.
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